Jemný úvod do Lotus Notes

OBSAH
1. Stručně
2. Co jsou LN
2.1 Základy "workflow"
2.2 Možnosti LN
3. Jak fungují LN
3.1 Databáze a návrhové prvky
3.2 Bezpečnost
3.3 Přístupová práva (ACL)
3.4 Replikace
3.5 Hlavní možnosti integrace Notes do prostředí Internetu
3.6 Programovací jazyk vzorců Notes a LotusScript
4. Práce s LN
4.1 Seznam jmen a adres (veřejný a privátní)
4.2 Pošta v LN
4.3 Databáze diskuse
4.4 Nápověda
5. Závěr

1. Stručně
"…A k čemu že ty Lotusy vlastně jsou?" Čas od času mně někdo položí tuto otázku. Bohužel však Lotus Notes (dále jen LN) do obecného povědomí zatím příliš nepronikly. Toto pojednání jsem mínil napsat především pro ty, kteří se prací s LN již zabývají nebo někdy plánují se jimi zabývat, ale nemají zatím jako začínající či potenciální uživatelé příliš jasno v tom, co LN představují, co umožňují a jak přesně fungují. Jelikož jsem toho o LN na českém Webu mnoho nenašel, rozhodl jsem se, že vyplním toto prázdné místo. Udělejte si představu o tom, jak silný potenciál LN zahrnují. Tedy, s chutí do toho…

2. Co jsou LN
2.1 Základy "workflow"
"Kolotoč" vyplňování různých formulářů, odesílání dokumentů, kontrola, zda dorazily na místo určení, jejich přijímání a následné přesměrování, je velice často "noční můrou" nejen mnoha úředníků, ale i vedoucích pracovníků oddělení. Hlavní určení programu LN je nejen úplné nahrazení papírových dokumentů elektronickými, ale především zajišťování jejich oběhu obchodním prostředím.

2.2 Možnosti LN
LN umožňují zejména:
Shromažďovat data - přijímat informace z mnoha různých zdrojů, umí uchovávat text, grafiku nebo i tabulky.
Organizovat data - pomocí programu je snadné uspořádat množství informací a řídit data tak, že každý velice snadno najde co potřebuje. Umožňuje řídit činnost a výsledky pracovní skupiny.
Sdílet data - umožňuje sdílení informací s ostatními uživateli, bez ohledu na jejich vzájemnou vzdálenost.
Vyhodnocování - program může dokumenty mezi uživateli přemísťovat tak, aby uživatelé měli možnost upravovat či doplňovat data.
Přizpůsobení - možnost vytvářet aplikace tak, že zůstává zachována logika se kterou jsou data shromažďována, organizována, sdílena nebo vyhodnocována.
Zabezpečení - zajišťuje přístup k serverům, k databázím a jednotlivým dokumentům až na úroveň položky, pro konkrétního uživatele.
Komunikace - součástí programu je spolehlivá elektronická pošta.

3. Jak fungují LN
3.1 Databáze a návrhová prvky
Databáze LN nejsou typickými databázemi v tom smyslu, že na rozdíl od nich obsahují jak data, tak i návrhové prvky v jediném souboru (Typické databázové aplikace jsou tvořeny dvěma typy souborů, soubory vytvářejícími prostředí pro práci s daty a soubory obsahujícími samotná data. Informace uložené v datových souborech jsou dle struktury těchto souborů fragmentovány na jednotlivé datové útržky, které dávají logický smysl jedině v kontextu svojí mateřské databáze.). V databázích LN uložená data nepodléhají žádné určující struktuře, primární jednotkou informace v nich je dokument, a ten při svém vzniku podléhá pouze definici formuláře. Dokument může existovat sám o sobě, tedy i po odstranění formuláře z návrhu databáze.
Dokumenty jsou informace zapsané pomocí formulářů a uložené v databázi. Dokumenty vznikají vyplněním formulářů, aktivovaných z menu Tvorba. Rozlišujeme "základní" typ dokumentu, dále dokumenty typu "odpověď" a "odpověď na odpověď", dle typu formuláře, kterým byl dokument vytvořen. Dokumenty typu odpověď dědí obvykle informace z rodičovského dokumentu, který byl vybrán v době aktivace příkazu Tvorba odpověď.
Formuláře jsou návrhové prvky, primárně udávají typ dokumentu, řídí způsob vkládání dat a způsob jejich zobrazení a tisku. Formuláře obsahují pole a statické objekty (tlačítka, text, popisky, grafiku apod.). Formuláře je tedy možno chápat jako šablony pro vznik dokumentů. Databáze mohou obsahovat různý počet formulářů a podformulářů.
Pohledy jsou seznamy dokumentů v databázi. Pohledy pro lepší přehlednost zobrazují dokumenty rozdělené do kategorií a setříděné. Mezi pohledy se uživatelé přepínají z menu Pohled. Uživatelé mohou vytvářet vlastní pohledy. Stejně tak jako formuláře, mohou uživatelé vidět pohledy různými způsoby zobrazení, dle jejich přístupových práv.
Akce představují programové prvky objektů, protože určují událost která nastane, klepne-li na objekt uživatel. Akce zrychlují a zjednodušují manipulaci s formuláři a pohledy. Akce umístěné v akčním pruhu, velmi podobné tlačítkům ve formulářích, díky svému lepšímu vzezření na pracovní ploše, lépe vyjadřují svůj význam v aplikaci.
Agenti jsou makra vykonávající nějakou akci nebo posloupnost akcí, běží na pozadí a slouží k vykonávání rutinních úkonů s více dokumenty. Agenty je možno spouštět manuálně, jiným agentem, automaticky podle časového plánu nebo při určité události.
Navigátoři dávají možnost navrhnou grafické uživatelské rozhraní bez použití jiných vývojových prostředků. Standardní navigátor, který poskytují LN, se nachází v levém navigačním panelu otevřené databáze.

3.2 Bezpečnost
Databáze mohou obsahovat důvěrné informace, tedy vyžadují určitý stupeň zabezpečení. LN nabízejí velice pružný systém ochrany dat, vyhovující různým pracovním prostředím a procesům. Administrátor zodpovídá za bezpečnost serverů Notes, bezpečnost jednotlivých aplikací na těchto serverech mají na starosti manažeři databází. Tedy, přístup k datům je věcí návrhových prvků databáze, nikoliv fyzického umístění souborů. Hlavním bezpečnostním prvkem LN je identifikační ID soubor, který LN vygenerují automaticky každému uživateli při založení jeho účtu. LN používají tento ID soubor k přístupu ke svým serverům a souborům na nich uložených. Ve skutečnosti tento ID soubor obsahuje pár klíčů, veřejný a privátní klíč. Veřejný klíč je prostřednictvím serveru LN publikován všem uživatelům Notes, privátní klíč by měl vlastnit pouze oprávněný uživatel. Chce-li uživatel LN, např. dnes velice populární Robert, poslat privátní zprávu jinému uživateli LN, komu jinému přece než Alici, musí získat ze serveru LN Alicin veřejný klíč, tímto klíčem pak zašifruje zprávu určenou Alici. Zprávu pak může dešifrovat pouze Alice pomocí svého privátního klíče. Tedy, veřejný klíč slouží pouze k šifrování, privátní klíč pak k dešifrování a vytváření digitálních podpisů. Server LN zde vystupuje jako ověřovatel, tedy z pohledu Roberta i Alice důvěryhodná autorita. Stejným způsobem jako Robert s Alicí, komunikují servery LN mezi sebou vzájemně. Identifikační soubor ID může být chráněn heslem. Díky Adresní knize (bude podrobněji popsána níže v části "Seznam jmen a adres") má každý uživatel systému k dispozici aktuální přehled o stavu uživatelů domény a jejich veřejných klíčích. Nebudu zde zdůrazňovat, že práce s klíčovými páry se děje zcela automaticky, uživatel může buď příslušným nastavením šifrování použít nebo ne.

3.3 Přístupová práva (ACL)
Dalším bezpečnostním prvkem LN jsou přístupová práva (ACL), určují úroveň přístupu kterou má k databázi uživatel, skupina uživatelů, nebo serverů. Existuje sedm přístupových rolí.
Manager (manažer)
Má právo číst, psát nebo upravovat dokumenty. Může upravovat ACL, nastavovat replikace, spouštět a zastavovat záznam aktivity uživatelů, ale také databázi smazat.
Designer (návrhář)
Má právo provádět stejné operace jako manager s výjimkou úprav ACL, nastavování replikací a záznamu aktivity uživatelů a smazání databáze.
Editor (editor)
Může číst, psát, upravovat a mazat všechny dokumenty.
Author (autor)
Může číst všechny dokumenty, zakládat nové, ale upravovat nebo mazat může pouze dokumenty, jichž je vlastníkem.
Reader (čtenář)
Má právo dokumenty pouze číst.
Depositor (zapisovatel)
Uživatel s tímto přístupovým právem může pouze vytvářet nové dokumenty, ale nesmí žádné dokumenty číst, dokonce ani ty, které sám vytvořil.
No acces (bez přístupu)
Nesmí databázi otevírat ani do databáze posílat dokumenty poštou.

3.4 Replikace
Vlastnosti programu LN umožňují vytvářet více kopií jedné databáze na serverech nebo pracovních stanicích Notes. Tyto kopie se nazývají repliky. Pomocí replikací jsou všechny repliky databází synchronizovány včetně dokumentů i návrhových prvků, takže jsou vzájemně identické. Mezi servery probíhají replikace automaticky podle plánu který nastavuje manažer databází nebo administrátor, v případě replikací mezi serverem a lokálními pracovními stanicemi, se replikace musí spouštět manuálně, podle potřeb uživatele. Pracovní stránka Replikační centrum (Replicator), umožňuje replikovat více lokálních databází s jedním nebo více servery jediným příkazem. Replikace probíhají na pozadí, takže je možno databáze replikovat a současně s nimi pracovat.

3.5 Hlavní možnosti integrace Notes do prostředí Internetu
Web Navigator databáze a World WideWeb Prohlížeč obsahují LN od verze 4. Tyto nástroje spolu s InterNotes serverem umožňují kterémukoliv uživateli LN přímý přístup do Internetu na stránky WWW. InterNotes poskytují přístup do Internetu klientům LN tak, že nemusí používat protokol TCP/IP. Snižuje se tak čas vynaložený na konfigurace pracovních stanic různými protokoly.InterNotes server je možno použít jako jediný bod přístupu na Internet, což výrazně zvyšuje bezpečnost lokální sítě.
InterNotes WEB Publisher umožňuje vzájemný převod databází LN a jazyka HTML. WEB Publisher běží jako úloha na serveru a při změně v databázi Notes provádí její konverzi a periodicky upravuje informace na stránkách Internetu.
InterNotes WEB News Reader mohou automaticky získávat informace z Internetu - UseNet (NetNews, News).
Nativní SMTP MTA SMTP protokol je integrován do prostředí LN jako MTA (Message Transfer Agent). SMTP MTA integrují používání elektronické pošty LN a pošty Internetu.
Anonymní klienti umožňují firmám, aby si pořídily veřejné servery LN na Internetu. Tímto způsobem je možné využít Internet pro publikování a sběr dat pro LN přes WWW rozhraní, bez použití certifikace.
Replikace přes Internet LN servery mají robustní podporu pro TCP/IP. Internet se stává silnějším nástrojem pro replikace mezi servery LN a pro podporu většího počtu vzdálených uživatelů LN.

3.6 Programovací jazyk vzorců Notes a LotusScript
LotusScript je objektově orientovaný programovací jazyk pro LN verze 4. Programy napsané v LotusScriptu nelze kombinovat se vzorci nebo jednoduchými akcemi. K psaní vzorců slouží programovací jazyk vzorců Notes. Skripty a vzorce se připojují podle potřeby k různým objektům Notes. Funkce, které lze použít, určuje konkrétní objekt. LotusScript obsahuje předem definované třídy, jejich vlastnosti a metody. LN automaticky řídí nahrávání a překlad uživatelských skriptů a zařazují do nich definice tříd Notes.

4. Práce s LN
4.1 Seznam jmen a adres (veřejný a privátní)
Jména všech uživatelů ukládají LN do databáze nazvané Seznam jmen a adres (adresní kniha). Adresní kniha je seznam veřejný. V Adresní knize je možno vyhledat jména uživatelů nebo z ní vybrat seznam adresátů. Databáze je umístěna na serveru LN. V adresní knize jsou uvedena jména všech uživatelů v rámci jedné domény. Dále jsou zde uvedeny další dokumenty týkající se nastavení systému LN. Doména LN je skupina serverů, sdílejících jednu adresní knihu. Adresní kniha tedy musí obsahovat všechny Notes servery, uživatele a pracovní skupiny uvnitř organizace. Základní jednotkou pro správu a ochranu je tedy doména. Skupina je seznam uživatelů, který nadefinoval správce pro obecné použití. Adresujeme-li zprávu skupině, LN automaticky odesílá zprávu všem osobám patřícím k této skupině. Je-li správcem systému LN zaregistrován nový uživatel, jeho jméno a adresa elektronické pošty jsou automaticky uvedeny v adresní knize.

Kromě adresní knihy existuje také privátní seznam jmen a adres. Tato databáze je umístěna na lokální stanici a slouží pro osobní potřeby uživatele. V soukromé databázi jmen a adres může uživatel vytvářet vlastní skupiny a uvádět jména osob (i v jiných doménách), kterým často odesílá poštu. Jakmile je uživatel zaregistrován správcem systému obdrží automaticky soukromou databázi Seznam jmen a adres. Ikonka této databáze se nachází nejčastěji na první stránce pracovní plochy. Tento seznam je prázdný, dokud do něj uživatel nezačne zadávat informace.

4.2 Pošta v LN
K odesílání a přijímaní elektronické pošty v LN slouží Databáze pošty. V této databázi jsou také ukládány kopie posílaných zpráv. Poštovní zprávu lze odeslat nebo vytvořit z kteréhokoli místa programu LN, a není tedy potřeba vracet se na pracovní plochu nebo do poštovní databáze. Použití tlačítka pošty v pravém dolním rohu ve stavové liště a volby Open mail je pak nejrychlejší možností. Zpráv, které lze vytvořit, existuje několik druhů.

Standardní pro poštu jsou:
- Memo Jednoduchá poštovní zpráva
- Reply Odpověď
- Reply with history Odpověď s původním textem
- Reply all Odpověď všem
- Reply all history Odpověď všem s původním textem

Plánovací pro diář (kalendář):
- Appointment Schůzka
- Invitation Pozvánka
- Event Událost
- Reminder Upozornění
- Anniversary Výročí

Speciální:
- Task Úkol
- Phone Message Zpráva o telefonním hovoru
- Serial Route Memo Zpráva posílaná postupně
- Memo to Database Manager Zpráva manažerovi databáze
- Bookmark Knižní značka

Při vytváření jednoduché poštovní zprávy je zobrazen formulář s poli:
- To: (Komu:)
V tomto poli se uvádí adresát zprávy.
- cc: (Kopie:)
V tomto poli se uvádí kdo obdrží kopii zprávy.
- bcc: (Na vědomí:)
V tomto poli se uvádí kdo obdržel zprávu na vědomí. Takový uživatel ví, komu byl zaslán originál a kdo obdržel kopii zprávy, ale neví komu dalšímu byla zpráva poslána na vědomí.
- Date (Datum:)
Toto pole udává datum a čas vytvoření a po odeslání datum a čas odeslání.
- Subject (Věc:)
Do tohoto pole se uvádí stručný popis zprávy.
- Pole ohraničené červenými rožky označuje v poštovní zprávě pole typu "rich text" (obohacený text). Toto pole představuje vlastní zprávu, je možné použít formátovaný text, vložit objekty, sekce nebo tabulky, připojit soubory nebo vytvořit propojení dokumentů. Pole je možno šifrovat.

Adresátem poštovní zprávy může být uživatel nebo skupina uživatelů. Neznáte-li přesná jména uživatelů, tak jak jsou registrováni v systému, tlačítkem Address ve formuláři pro vytvoření poštovní zprávy si je můžete vybrat ze seznamu jmen a adres, soukromého nebo veřejného.

Pro právě vytvořenou poštovní zprávu můžete nastavit ještě jiné, další upřesňující parametry, jejichž volby se provádí v dialogovém okně Delivery Options, vyvolaným kliknutím na stejnojmenné tlačítko. Jsou to volby jako:

- rychlost předání zprávy k odeslání
- vyžádání potvrzení o obdržení zprávy
- kategorii, do které zpráva patří
- podepsání a šifrování zprávy

Kromě všech těchto možností existuje v aplikaci pro poštu ještě řada dalších uživatelských nastavení, nebudu je však zde záměrně uvádět, neboť by to překračovalo rámec úvodu do LN.

Hlavní navigátor poštovní databáze programu LN verze 4.6 obsahuje tři základní součásti. V první z nich najde uživatel několik základních pohledů a složek, dost podobným těm, jaké obsahovaly předchozí verze LN. Jsou to:

- Inbox je složka určená pro došlou poštu
- Drafts zobrazuje pohled na koncepty poštovních zpráv
- Sent je pohled zobrazující odeslané zprávy
- All Dokuments zobrazuje všechny dokumenty
- Meetings zobrazuje pohled na dokumenty plánované v kalendáři
- Trash je složka pro umístění vymazaných dokumentů
- Diskussion Threads zobrazuje dokumenty tak, jak na sebe byly vázány (např. dopis a pod ním příslušné odpovědi)
- Archiving zobrazuje dokumenty s informacemi o archivacích, ale pouze pokud je v programu nastaveno vytvářet během archivací tyto dokumenty.

Druhou částí navigátoru je Calendar. Kalendář zobrazuje jakýsi diář, který umožňuje uživateli plánování událostí, kde se může rozhodnout, zda položka v kalendáři bude privátní, tedy viditelná jenom majiteli kalendáře, a nebo zda bude veřejná, přesněji řečeno, že ostatní uživatelé LN budou, např. při plánování porad, mít přehled o zaneprázdněnosti tohoto účastníka. Dále umožňuje také rezervaci určité místnosti. (Více se dočtete v odstavci " Integrované formuláře workflow v šablonách pošty" níže)

Třetí část se nazývá To Do a usnadňuje práci s "úkoly"

Hlavní plus poštovní databáze LN
Seznam adres
V soukromém seznamu adres je snadné vytvořit dokument s jménem kteréhokoliv odesílatele obdržené poštovní zprávy. Do soukromé adresní knihy lze přidat dokument přímo ze čtené poštovní zprávy.
Zprávy v době vaší nepřítomnosti
Program LN dále umožňuje velmi užitečnou funkci, která je součástí poštovních služeb. Speciální agent umí rozesílat informace o vaší nepřítomnosti všem odesílatelům, kteří vám poslali poštovní zprávu. Tohoto agenta je možno nastavit tak, aby se odesílatelům v době vaší nepřítomnosti zobrazila uživatelem definovaná zpráva.
Grafické záhlaví poštovní zprávy (Letterhead)
Každá odeslaná poštovní zpráva používá standardní grafické záhlaví, které však lze měnit. K dispozici se nabízí několik vzorů záhlaví, ze kterých lze vybírat a takto upravená záhlaví se pak budou objevovat v odeslaných dopisech.
Šablona pro poštovní zprávu tzv. dopisový vzor (Stationery)
V programu LN je možnost vytvořit šablonu osobní poštovní zprávy, včetně vyplněných polí a předvolené grafiky. Stationery je dopisový vzor podle kterého lze vytvářet svůj vlastní formát poštovních zpráv s předem zvolenými adresáty, ve kterém pak stačí jen upravit nebo doplnit obsah zprávy.
Úkoly
Pomocí programu LN je možné poslat i obdržet zprávu s přiděleným úkolem k vyřízení. Evidovat termíny splnění a úkoly vámi vytvořené pomocí tzv. úkolů (task). Jsou to zprávy ve kterých je definován úkol, jeho popis, dále datum jeho zahájení a splnění.
Integrované formuláře workflow v šablonách pošty
Mezi šablony pošty verze 4 patří několik generických typů formulářů workflow. Např. použití formuláře Zadání úkolu umožňuje manažerům či jejich spolupracovníkům vytvořit nějaký úkol, ten pak zadat jednotlivcům nebo skupinám, určit způsob jeho směrování "sériově nebo najednou", a potom odeslat tento úkol určeným adresátům. Adresáti pak mohou úkol přijmout nebo odmítnout s tím, že zpraví o svém rozhodnutí původního odesilatele. Všechny tyto vlastnosti elektronické pošty Notes umožňují jejím uživatelům nejen mít plnou kontrolu nad formuláři a pohledy v jejich poštovní databázi, ale také další vývoj a začlenění uživateli přizpůsobených směrování formulářů a aplikací workflow do firemního oběhu zpráv.
Archivace zpráv
Do databáze pošty je implementována i archivace již nepotřebných dokumentů. Archivace se provádí buďto manuálně nebo automaticky.

4.3 Databáze Diskuse
Jako příklad využití práce ve skupině uvedu Diskusní databázi. Každý uživatel v ní může vytvářet dokumenty, reagovat na dokumenty kterými přispěli jiní uživatelé, a zapojit se tak s nimi do debaty. Diskusní databáze obsahuje celkem tři druhy formulářů.

- Main topic, hlavní téma
- Response, odpověď
- Response to response, odpověď na odpověď

V pohledech databáze jsou dokumenty členěny hierarchicky. Pod dokumenty obsahující hlavní téma jsou automaticky řazeny odpovědi na hlavní téma a ještě níže pak reakce na tyto odpovědi. Tímto způsobem vzniká přehledná diskuse na dané téma. Na neexistující téma nelze vytvořit dokument s odpovědí. Je-li hlavní téma smazáno, automaticky se vymažou i odpovědi na tento dokument. Do složky My Favourite si mohou uživatelé vkládat ty dokumenty, které jsou pro ně zajímavé nebo jinak důležité. Dokument je možno v pohledu uchopit a jednoduše přetáhnou myší do složky My Favourite. Do této složky je možno dokumenty vkládat bez ohledu na to, zda se jedná o hlavní dokument nebo o dokumenty typu odpovědi.

4.4 Nápověda
Nápověda systému LN v podstatě nabízí dvojí využití, jednak poskytuje informace o programu a jeho oblasti, ve které se nacházíte, a dále pak poskytuje radu v činnosti, při které nevíte jak dál. Kontextově sensitivní nápověda informuje uprostřed výběru volby o tom, k čemu patřičné dialogové okno slouží a jak je správně používat. Nápověda v programu existuje ve dvou verzích. První z nich se nazývá Notes Help. Tato databáze obsahuje tyto pohledy:

- Contents, obsah nápovědy
- Index, indexované dokumenty
- Visual Index, indexované dokumenty grafickým indexem podle oblasti nápovědy.
- Search, zobrazení pro vyhledávání pomocí full-textu (plného textového vyhledávání).

Druhou verzí, určenou mobilním uživatelům, je databáze Notes Help Lite. Obsahuje několik okruhů nápovědy, pohled na dokumenty s indexem, vyhledávání pomocí full-textu a mobilní nápovědu.

Pro LN existují ještě další databáze nápovědy, Notes Administration Help, Server Installation Guide, Workstation Installation Guide, Web Navigator Admin Guide, Web Navigator User's Guide, Web Publisher Guide, Web Publisher Toolkit a Notes Migration Guide.

5. Závěr
Hlavní důvod nasazení LN k používání spočívá v jejich snadné implementovatelnosti v různých prostředích a jejich přizpůsobitelnosti různým stylům práce. Hlavní výhody LN spočívají především ve zjednodušení práce s dokumenty, přehlednosti při zpracování i velkého množství dokumentů a dodržování jistých bezpečnostních zásad. LN také přinášejí výrazné ulehčení správcům serverů, neboť hlavní odpovědnost za bezpečnost dat připadá na manažery jednotlivých databází (přístup k informacím v databázi zajišťují její návrhové prvky, nikoli fyzické umístění databáze na serveru LN). Díky implementované elektronické poště a její provázanosti s prostředím Notes, se tak uživateli dostává do rukou velice pružný, komunikativní, bezpečný a silný nástroj pro správu a řízení oběhu dokumentů obchodním prostředím.