Školení pro uživatele el. pošty v Lotus Notes

K odesílání a přijímaní elektronické pošty v LN slouží Databáze pošty. V této databázi jsou také ukládány kopie posílaných zpráv. Poštovní zprávu lze odeslat nebo vytvořit z kteréhokoli místa programu LN, a není tedy potřeba vracet se na pracovní plochu nebo do poštovní databáze. Použití tlačítka pošty v pravém dolním rohu ve stavové liště a volby Open mail je pak nejrychlejší možností. Zpráv, které lze vytvořit, existuje několik druhů.

Standardní pro poštu jsou:
- Memo (Jednoduchá poštovní zpráva)
- Reply (Odpověď)
- Reply with history (Odpověď s původním textem)
- Reply all (Odpověď všem)
- Reply all with history (Odpověď všem s původním textem)

Plánovací pro diář (kalendář):
- Appointment (Schůzka)
- Invitation (Pozvánka)
- Event (Událost)
- Reminder (Upozornění)
- Anniversary (Výročí)

Speciální:
- Task (Úkol)
- Phone Message (Zpráva o telefonním hovoru)
- Serial Route Memo (Zpráva posílaná postupně)
- Memo to Database Manager (Zpráva manažerovi databáze)
- Bookmark (Knižní značka)

Při vytváření jednoduché poštovní zprávy je zobrazen formulář s poli:

- To: (Komu:)
V tomto poli se uvádí adresát zprávy.
- cc: (Kopie:)
V tomto poli se uvádí kdo obdrží kopii zprávy.
- bcc: (Na vědomí:)
V tomto poli se uvádí kdo obdržel zprávu na vědomí. Takový uživatel ví, komu byl zaslán originál a kdo obdržel kopii zprávy, ale neví komu dalšímu byla zpráva poslána na vědomí.
- Date (Datum:)
Toto pole udává datum a čas vytvoření a po odeslání datum a čas odeslání.
- Subject (Věc:)
Do tohoto pole se uvádí stručný popis zprávy.
- Pole ohraničené červenými rožky označuje v poštovní zprávě pole, jehož obsah je možné zašifrovat před neoprávněným přístupem. Toto pole představuje vlastní zprávu, je typu "rich text" (obohacený text), což znamená, že v tomto poli je možné použít formátovaný text, vložit do pole objekty, sekce nebo tabulky, připojit soubory nebo vytvořit propojení na dokumenty.

Adresátem poštovní zprávy může být uživatel nebo skupina uživatelů. Neznáte-li přesná jména uživatelů, tak jak jsou registrováni v systému, tlačítkem Address ve formuláři pro vytvoření poštovní zprávy si je můžete vybrat ze seznamu jmen a adres, soukromého nebo veřejného.
Pro právě vytvořenou poštovní zprávu můžete nastavit ještě jiné, další, upřesňující parametry, jejichž volby se provádí v dialogovém okně Delivery Options, vyvolaným kliknutím na stejnojmenné tlačítko. Jsou to volby jako:

- rychlost předání zprávy k odeslání
- vyžádání potvrzení o obdržení zprávy
- kategorii, do které zpráva patří
- podepsání a šifrování zprávy

Kromě všech těchto možností existuje v aplikaci pro poštu ještě řada dalších uživatelských nastavení. Nebudu je však záměrně uvádět, neboť by to překračovalo rámec tohoto školení.

Hlavní navigátor poštovní databáze programu LN verze 4.6 obsahuje tři základní součásti. V první z nich najde uživatel několik základních pohledů a složek. Jsou to:

- Došlá pošta (Inbox) je složka určená pro došlou poštu
- Koncepty (Drafts) zobrazuje pohled na koncepty poštovních zpráv
- Odesláno (Sent) je pohled zobrazující odeslané zprávy
- Všechny dokumenty (All Dokuments) zobrazuje všechny dokumenty
- Schůzky (Meetings) zobrazuje pohled na dokumenty plánované v kalendáři
- Koš (Trash) je složka pro umístění dokumentů určených k vymazání
- Diskussion Threads zobrazuje dokumenty tak, jak na sebe byly vázány (např. dopis a pod ním příslušné odpovědi)
- Archiving zobrazuje dokumenty s informacemi o archivacích, ale pouze pokud je v programu nastaveno vytvářet během archivací tyto dokumenty.

Druhou částí navigátoru je Kalendář (Calendar). Kalendář zobrazuje plánovací diář, který umožňuje uživateli plánovat události, u kterých se může rozhodnout, zda položka v kalendáři bude privátní, tedy viditelná jenom majiteli kalendáře, a nebo zda bude veřejná, přesněji řečeno, že ostatní uživatelé LN budou, např. při plánování porad, mít přehled o zaneprázdněnosti tohoto účastníka. Dále umožňuje také rezervaci určité místnosti.
(Více se dočtete v odstavci " Integrované formuláře workflow v šablonách pošty" níže)

Třetí část se nazývá Úkoly (To Do) a usnadňuje práci s "úkoly"

Hlavní přednosti pošty v Lotus Notes
Spolupráce se seznamem jmen a adres (veřejným a privátním)
Jména všech uživatelů ukládají LN do databáze nazvané Seznam jmen a adres (adresní kniha). Adresní kniha je seznam veřejný. V Adresní knize je možno vyhledat jména uživatelů nebo z ní vybrat seznam adresátů. Databáze je umístěna na serveru LN. V adresní knize jsou uvedena jména všech uživatelů v rámci jedné domény. Dále jsou zde uvedeny další dokumenty týkající se nastavení systému LN. Doména LN je skupina serverů, sdílejících jednu adresní knihu. Adresní kniha tedy musí obsahovat všechny Notes servery, uživatele a pracovní skupiny uvnitř organizace. Základní jednotkou pro správu a ochranu je tedy doména. Skupina je seznam uživatelů, který nadefinoval správce pro obecné použití. Adresujeme-li zprávu skupině, LN automaticky odesílá zprávu všem osobám patřícím k této skupině. Je-li správcem systému LN zaregistrován nový uživatel, jeho jméno a adresa elektronické pošty jsou automaticky uvedeny v adresní knize.
Kromě adresní knihy existuje také privátní seznam jmen a adres. Tato databáze je umístěna na lokální stanici a slouží pro osobní potřeby uživatele. V soukromé databázi jmen a adres může uživatel vytvářet vlastní skupiny a uvádět jména osob (i v jiných doménách), kterým často odesílá poštu. Jakmile je uživatel zaregistrován správcem systému obdrží automaticky soukromou databázi Seznam jmen a adres. Ikonka této databáze se nachází nejčastěji na první stránce pracovní plochy. Tento seznam je prázdný, dokud do něj uživatel nezačne zadávat informace. V soukromém seznamu adres je snadné vytvořit dokument s jménem kteréhokoliv odesílatele obdržené poštovní zprávy. Do soukromé adresní knihy lze přidat dokument přímo ze čtené poštovní zprávy.

Zprávy v době vaší nepřítomnosti
Program LN dále umožňuje velmi užitečnou funkci, která je součástí poštovních služeb. Speciální agent umí rozesílat informace o vaší nepřítomnosti všem odesílatelům, kteří vám poslali poštovní zprávu. Tohoto agenta je možno nastavit tak, aby se odesílatelům v době vaší nepřítomnosti zobrazila uživatelem definovaná zpráva.

Způsob použití: Volíme z horního menu Akce/Nástroje/Zpráva v nepřítomnosti (Actions/Mail Tools/Out of Office). V profilu zprávy v nepřítomnosti zadejte dobu, kdy opouštíte kancelář a dobu Vašeho návratu, dále změňte text Vaší zprávy, která bude zasílána většině osob a skupin, text speciální zprávy určené pouze vybraným odesilatelům a vyberte dané osoby (adresy), a nakonec můžete zadat osoby nebo skupiny, které neobdrží zprávu v době Vaší nepřítomnosti. Nyní tlačítkem povolte spuštění agenta, popřípadě ještě zvolte váš poštovní server. Klepněte na tlačítko OK.

Grafické záhlaví poštovní zprávy (Letterhead)
Každá odeslaná poštovní zpráva používá standardní grafické záhlaví, které však lze měnit. K dispozici se nabízí několik vzorů záhlaví, ze kterých lze vybírat a takto upravená záhlaví se pak budou objevovat v odeslaných dopisech.

Způsob použití: Volíme z horního menu Akce/Nástroje pošty/Výběr hlavičkového papíru (Actions/Mail Tools/Choose Letterhead). Vyberte požadované záhlaví dopisu, nechcete-li žádné záhlaví, zvolte Běžný text (Plain Text) a stiskněte tlačítko Hotovo (Done).

Šablona pro poštovní zprávu tzv. dopisový vzor (Stationery)
V programu LN je možnost vytvořit šablonu osobní poštovní zprávy, včetně vyplněných polí a předvolené grafiky. Stationery je dopisový vzor podle kterého lze vytvářet svůj vlastní formát poštovních zpráv s předem zvolenými adresáty, ve kterém pak stačí jen upravit nebo doplnit obsah zprávy.

Způsob použití: Volíme z horního menu Akce/Nástroje pošty/Vytvoření předlohy (Actions/Mail Tools/Create Stationery). V zobrazeném dialogovém okně vybíráme položku Soukromá předloha (Personal Stationery). Zobrazí se prázdný formulář, kde do prvního pole zadejte požadovaný text nebo obrázek. Tato oblast bude záhlaví dopisu. Do adresních polí uveďte informace o příjemci a vyplňte pole Předmět zprávy (Subject). Červené rožky ohraničují tělo zprávy, kam vyplníte vlastní text zprávy. Poslední pole je patou formuláře. Tlačítkem Volby doručení (Delivery Options) můžeme měnit parametry doručení. Klepněte na tlačítko Zavření (Close). Budete dotázáni, zda chcete předlohu uložit, dále musíte zadat název předlohy. Potvrďte tlačítkem OK.
Budete-li později chtít použít takto vytvořenou předlohu, v databázi pošty ve složce pohledu Koncepty (Drafts) zvýrazněte konkrétní předlohu a po stisku tlačítka Použití předlohy (Use Stationery) se zobrazí nová kopie dříve uložené předlohy připravená k vyplnění a odeslání. Změny, úpravy, nebo přejmenování již uložených předloh jsou možné ve složce konceptů pomocí tlačítek Úprava dokumentu (Edit dokument) a Přejmenování předlohy (Rename Stationery).

Archivace zpráv
Do databáze pošty je implementována i archivace již nepotřebných dokumentů. Archivace se provádí buďto manuálně nebo automaticky.

Způsob použití: Při použití automatického způsobu archivace je potřeba vytvořit a nastavit Profil archívu. V pohledu Archivace (Archiving) použijte tlačítko Vytvoření archívu (Setup Archive). V archivačním profilu pak zaškrtněte volbu Archivovat prošlé dokumenty (Archive Expired Documents) a do pole "po [ ] kolika dnech" ("after [ ] days") počet dnů. Implicitně je nastaveno 5 dnů. Volbu Archivovat dokumenty s nimiž nebyla provedena žádná operace (Archive documents which have no activity) zaškrtněte pouze tehdy, chcete-li aby Notes archivovaly poštovní zprávy, s nimiž už nebudete nic dělat. Musíte také zde zadat počet dnů, po nichž bude provedena archivace. Implicitně to je 365 dnů. Vyžadujete-li o archivaci protokol včetně propojení na dokumenty, zaškrtněte volby Vytvořit při každé archivaci databáze záznam o archivaci (Generate an Archive Log each time an archive occurs) a Zahrnout propojení k dokumentům (Include dokument links). Dále je nutné vybrat místo kam mají Notes vybrané archivované poštovní dokumenty uložit (Lokálně nebo Na serveru) a do pole Archivační soubor zadat úplnou cestu k archivnímu souboru. Tlačítkem Uložení profilu (Save Profile) uložíme tato nastavení a tlačítkem Zavřít (Close) formulář tohoto profilu opustíme.
Při použití manuálním, nejprve vyberete zprávy, které chcete archivovat, potom z menu Akce/Nástroje pošty/Archivace vybraných dokumentů (Actions/Mail Tools/Archive Selected Documents).

Bezpečnost Notes (šifrování dokumentů)
Nyní by jistě nebylo od věci, osvětlit trochu otázku bezpečnosti v Lotus Notes. Databáze Notes mohou obsahovat důvěrné informace, tedy vyžadují určitý stupeň zabezpečení. LN nabízejí velice pružný systém ochrany dat, vyhovující různým pracovním prostředím a procesům. Administrátor zodpovídá za bezpečnost serverů Notes, bezpečnost jednotlivých aplikací na těchto serverech mají na starosti manažeři databází. Tedy, přístup k datům je věcí návrhových prvků databáze, nikoliv fyzického umístění souborů. Hlavním bezpečnostním prvkem LN je identifikační ID soubor, který LN vygenerují automaticky každému uživateli při založení jeho účtu. LN používají tento ID soubor k přístupu ke svým serverům a souborům na nich uložených. Ve skutečnosti tento ID soubor obsahuje pár klíčů, veřejný a privátní klíč. Veřejný klíč je prostřednictvím serveru LN publikován všem uživatelům Notes, privátní klíč by měl vlastnit pouze oprávněný uživatel. Chce-li uživatel LN, např. dnes velice populární Robert, poslat privátní zprávu jinému uživateli LN, komu jinému přece než Alici, musí získat ze serveru LN Alicin veřejný klíč, tímto klíčem pak zašifruje zprávu určenou Alici. Zprávu pak může dešifrovat pouze Alice pomocí svého privátního klíče. Tedy, veřejný klíč slouží pouze k šifrování, privátní klíč pak k dešifrování a vytváření digitálních podpisů. Server LN zde vystupuje jako ověřovatel, tedy z pohledu Roberta i Alice důvěryhodná autorita. Stejným způsobem jako Robert s Alicí, komunikují servery LN mezi sebou vzájemně. Identifikační soubor ID může být chráněn heslem. Díky Adresní knize má každý uživatel systému k dispozici aktuální přehled o stavu uživatelů domény a jejich veřejných klíčích. Nebudu zde zdůrazňovat, že práce s klíčovými páry se děje zcela automaticky, uživatel může buď příslušným nastavením šifrování použít nebo ne. Takovéto šifrování s použitím klíčového páru se obecně nazývá jako asynchronní, v případě použití jediného klíče, to jak k zakryptování, tak i ke zpětnému dekryptování, hovoříme o tzv. synchronním šifrování. V systému Notes se synchronního způsobu používá například při ukládání konkrétních datových položek v databázi, kdy přístup k těmto položkám se realizuje pomocí formuláře, který zajišťuje převod dat dle předem definovaného šifrovacího klíče. To ale jenom jako úvod k bezpečnosti Notes.

Způsob použití: Vraťme se ale k šifrování pošty. Hovořili jsme o šifrování pošty při přenosu po síti. Notes však umožňují šifrovat také doručenou a uloženou poštu. Šifrování příchozí pošty poskytuje maximální ochranu důvěrných zpráv v systému pošty Notes. Vaše pošta bude vždy uložena na serveru Notes zašifrovaná bez ohledu na to, zda byla odesílána zašifrovaná či nikoli.
Pro nastavení šifrování uložené pošty postupujte následovně. Zvolte z horního menu Soubor/Nástroje/Předvolby (File/Tools/User Preferences). Klepněte na ikonu Pošta (Mail) a zaškrtněte volbu Šifrování ukládané pošty (Encrypt saved mail). Potvrďte tlačítkem OK. Nyní budou kopie Vašich odeslaných zpráv uloženy vždy v zašifrovaném tvaru.
Abyste mohli zašifrovat poštu doručenou na server Notes, je třeba upravit dokument Osoba v databázi Veřejný seznam adres. V pohledu Osoby otevřete dokument obsahující Vaše jméno. Volte z horního menu Akce/Úprava osoby a v zobrazeném dialogovém okně napište do pole Šifrovat příchozí poštu Ano. Dokument uložíte současným stiskem kláves Ctrl+S. Zavřete databázi Veřejný seznam adres. Nyní bude veškerá Vám adresovaná příchozí pošta zašifrována v okamžiku dosažení vašeho poštovního serveru Notes.


Integrované formuláře workflow v šablonách pošty
Mezi šablony pošty verze 4 patří několik generických typů formulářů workflow. Např. použití formuláře Zadání úkolu umožňuje manažerům či jejich spolupracovníkům vytvořit nějaký úkol, ten pak zadat jednotlivcům nebo skupinám, určit způsob jeho směrování "sériově nebo najednou", a potom odeslat tento úkol určeným adresátům. Adresáti pak mohou úkol přijmout nebo odmítnout s tím, že zpraví o svém rozhodnutí původního odesilatele.

Co to jsou úkoly
Pomocí programu LN je možné poslat i obdržet zprávu s přiděleným úkolem k vyřízení. Evidovat termíny splnění a úkoly vámi vytvořené pomocí tzv. úkolů (task). Jsou to zprávy ve kterých je definován úkol, jeho popis, dále datum jeho zahájení a splnění.

Způsob použití: Z horního menu volíme Tvorba/Úkol (Create/Task). V zobrazeném formuláři určíme předmět zprávy (název úkolu), dále pomocí "radio" tlačítek vybereme prioritu úkolu, termín splnění či datum začátku plnění úkolu, popřípadě obojí. Nakonec je vhodné připojit bližší informace o úkolu do pole ohraničeného červenými rožky, tedy vlastní text této zprávy. Pomocí tlačítek v pruhu akcí lze určit, zdali bude o tomto úkolu vytvořen zápis do kalendáře a jestli má býti tento úkol někomu přidělen. Nyní je možné s tímto úkolem pracovat ve složce Úkoly (To Do). Po jeho splnění je třeba jej pomocí tlačítka v akčním pruhu označit za splněný.

Zpráva posílaná postupně
Zpráva bude zasílána postupně více uživatelům. Každý z těchto uživatelů obdrží zprávu, kterou může upravit či se k ní vyjádřit a poustoupí ji k odeslání dalšímu adresátovi v seznamu.

Způsob použití: Z horního nabídkového menu volíme Tvorba/Pošta/Speciální/Zpráva odesílaná postupně (Create/Mail/Special/Seriál Route Memo). Určíme adresáty v posloupnosti, ve které chceme, aby jim byla zpráva odesílana. (pozor! pouze konkrétní adresy, nikoliv skupiny uživatelů), dále předmět zprávy a vlastní text zprávy. Zaškrtnutím volby Zaznamenat každé zastaveni (Notify sender at each stop) zařídíme, že zpráva bude při každém odeslání jednotlivými uživateli současně zaslána i jejímu autorovi.

Plánovací kalendář
Otevřít plánovací kalendář je možno z levého navigačního panelu příslušným navigátorem. Kalendář lze zobrazit v několika různých pohledech, a to: po dvou dnech, týdnu, dvou týdnech nebo měsíci. Při vstupu nové kalendářové položky, zobrazivší se formulář nabízí pět základních variant, jež lze vytvořit. Jsou jimi, schůzka, pozvánka, událost, upozornění a výročí. Nyní je třeba určit název zprávy a chceme-li, doplnit i další, detailnější informace. Podle varianty dané položky, doplníme datum a čas, popřípadě počet dní trvání této události. Dalšími možnostmi jsou zvýrazněná tužka a určení, jestli bude tato zpráva zviditelněna veřejně, což při rozesílání pozvánek, ocení zejména strana druhá, která si tak bude moci, po určení seznamu pozvaných, zobrazit časový diagram zaneprázdněnosti jednotlivých zúčastněných. Mezi speciální vlastnosti patří nastavení opakovaných akcí v určených intervalech a nastavení automatického upozornění.


Závěr:
Všechny tyto vlastnosti elektronické pošty Notes umožňují jejím uživatelům nejen mít plnou kontrolu nad formuláři a pohledy v jejich poštovní databázi, ale také další vývoj a začlenění uživateli přizpůsobených směrování formulářů a aplikací workflow do firemního oběhu zpráv.